archiwum zakładowe zajmuje się przejmowaniem, przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Łodzi Oddziału w Sieradzu.

Podstawowe kategorie kwalifikacyjne dokumentacji:

materiały archiwalne oznaczane są symbolem „A” - materiały przechowywane w archiwum zakładowym najczęściej przez okres 25 lat od chwili ich wytworzenia, a po upływie tych okresów są przekazywane na wieczyste przechowywanie do właściwego oddziału archiwum państwowego, obejmują m.in.:

sprawozdania z działalności Rady Miejskiej w Poddębicach,
protokoły z sesji Rady Miejskiej w Poddębicach,
sprawozdania z działalności Burmistrza Poddębic,
wnioski i interpelacje radnych,
uchwały Rady Miejskiej w Poddębicach,
zarządzenia Burmistrza Poddębic,
postanowienia Burmistrza Poddębic,
plany i sprawozdania,
rejestry skarg i wniosków
protokoły z kontroli przeprowadzanych w Urzędzie,
budżety Gminy Poddębice i jego zmiany,
ewidencje podmiotów gospodarczych,
wycinki prasowe dotyczące działalności Urzędu,
ewidencje inwestycji,
plany kont,
plany i programy upowszechniania kultury,
ewidencje (rejestry) instytucji i placówek kulturalnych,
kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz opracowania z ich realizacji,
Statuty Gminy Poddębice,
Regulaminy Organizacyjne Urzędu Miejskiego w Poddębicach,
ewidencje i nadzór nad stowarzyszeniami,
plany obrony cywilnej,
wykazy nieruchomości PFZ przeznaczonych do sprzedaży,
scalenia i wymiana gruntów,
przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego,
nazewnictwa placów, ulic i miejscowości Gminy Poddębice,

dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” - ma jedynie czasowe, praktyczne znaczenie i po upływie obowiązujących okresów przechowywania podlega brakowaniu tzn. zniszczeniu lub przekazywaniu na makulaturę, obejmuje m.in.:

akta osobowo-płacowe pracowników Urzędu,
dokumentacje techniczne,
inwentaryzacje,
podatki i opłaty,
dochody Gminy,
dowody księgowe,
zbiórki publiczne – zezwolenia i nadzór,
zaświadczenia o stanie majątkowym,
decyzje w sprawach ewidencji ludności,
dokumentacje dotyczące organizowania poboru,
ochrony zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej
sprawy ogólne rolnictwa,
utrzymanie czystości w Gminie,
dokumentacje zamówień publicznych,
dokumentacje związane z wykonawstwem inwestycji i remontów.

Udostępnianie dokumentacji:

akta udostępnia się dla celów służbowych wyłącznie pracownikom Urzędu za oraz na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, jak również dla celów naukowo-badawczych po uzyskaniu zezwolenia Burmistrza Poddębic. Wniosek o udostępnienie akt do celów naukowo-badawczych powinien zawierać temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania, dane wnioskodawcy oraz nazwę instytucji, w której lub na rzecz której pracuje, a w przypadku uczniów, studentów lub doktorantów - opinię promotora pracy.

Akta osobowo-płacowe zlikwidowanych zakładów:

oprócz własnej dokumentacji w archiwum zakładowym Urzędu znajdują się akta następujących zakładów z terenu Gminy Poddębice:

akta osobowo – płacowe pracowników byłego Zespołu Usług Projektowych w Poddębicach oraz Ośrodka Sportu i Rekreacji w Poddębicach,
akta osobowe pracowników byłego Urzędu Gminy w Niewieszu.

Informacje dodatkowe dotyczące działalności archiwum zakładowego Urzędu można uzyskać pisząc na adres Urzędu Miejskiego w Poddębicach ul. Łódzka 17/21 99-200 Poddębice lub telefonicznie (0-43) 678-25-80 wew.240.