Archiwum zakładowe
Podstawa prawna prowadzenia archiwum: ustawa z dnia 14 lipca 1983r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm).
Zakres działania: archiwum zakładowe zajmuje się przejmowaniem, przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Łodzi Oddziału w Sieradzu.
Podstawowe kategorie kwalifikacyjne dokumentacji:
- materiały archiwalne oznaczane są symbolem „A” - materiały przechowywane w archiwum zakładowym najczęściej przez okres 25 lat od chwili ich wytworzenia, a po upływie tych okresów są przekazywane na wieczyste przechowywanie do właściwego oddziału archiwum państwowego, obejmują m.in.:
- sprawozdania z działalności Rady Miejskiej w Poddębicach,
- protokoły z sesji Rady Miejskiej w Poddębicach,
- sprawozdania z działalności Burmistrza Poddębic,
- wnioski i interpelacje radnych,
- uchwały Rady Miejskiej w Poddębicach,
- zarządzenia Burmistrza Poddębic,
- postanowienia Burmistrza Poddębic,
- plany i sprawozdania,
- rejestry skarg i wniosków
- protokoły z kontroli przeprowadzanych w Urzędzie,
- budżety Gminy Poddębice i jego zmiany,
- ewidencje podmiotów gospodarczych,
- wycinki prasowe dotyczące działalności Urzędu,
- ewidencje inwestycji,
- plany kont,
- plany i programy upowszechniania kultury,
- ewidencje (rejestry) instytucji i placówek kulturalnych,
- kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz opracowania z ich realizacji,
- Statuty Gminy Poddębice,
- Regulaminy Organizacyjne Urzędu Miejskiego w Poddębicach,
- ewidencje i nadzór nad stowarzyszeniami,
- plany obrony cywilnej,
- wykazy nieruchomości PFZ przeznaczonych do sprzedaży,
- scalenia i wymiana gruntów,
- przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
- miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego,
- nazewnictwa placów, ulic i miejscowości Gminy Poddębice,
- dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” - ma jedynie czasowe, praktyczne znaczenie i po upływie obowiązujących okresów przechowywania podlega brakowaniu tzn. zniszczeniu lub przekazywaniu na makulaturę, obejmuje m.in.:
- akta osobowo-płacowe pracowników Urzędu,
- dokumentacje techniczne,
- inwentaryzacje,
- podatki i opłaty,
- dochody Gminy,
- dowody księgowe,
- zbiórki publiczne – zezwolenia i nadzór,
- zaświadczenia o stanie majątkowym,
- decyzje w sprawach ewidencji ludności,
- dokumentacje dotyczące organizowania poboru,
- ochrony zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej
- sprawy ogólne rolnictwa,
- utrzymanie czystości w Gminie,
- dokumentacje zamówień publicznych,
- dokumentacje związane z wykonawstwem inwestycji i remontów.
Udostępnianie dokumentacji: akta udostępnia się dla celów służbowych wyłącznie pracownikom Urzędu za oraz na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, jak również dla celów naukowo-badawczych po uzyskaniu zezwolenia Burmistrza Poddębic. Wniosek o udostępnienie akt do celów naukowo-badawczych powinien zawierać temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania, dane wnioskodawcy oraz nazwę instytucji, w której lub na rzecz której pracuje, a w przypadku uczniów, studentów lub doktorantów - opinię promotora pracy.
Akta osobowo-płacowe zlikwidowanych zakładów: oprócz własnej dokumentacji w archiwum zakładowym Urzędu znajdują się akta następujących zakładów z terenu Gminy Poddębice:
- akta osobowo – płacowe pracowników byłego Zespołu Usług Projektowych w Poddębicach oraz Ośrodka Sportu i Rekreacji w Poddębicach,
- akta osobowe pracowników byłego Urzędu Gminy w Niewieszu.
Informacje dodatkowe dotyczące działalności archiwum zakładowego Urzędu można uzyskać pisząc na adres Urzędu Miejskiego w Poddębicach ul. Łódzka 17/21 99-200 Poddębice lub telefonicznie (0-43) 678-25-80 wew.240.
| 
Wersja do wydruku