Archiwum zakładowe

Podstawa prawna prowadzenia archiwum: ustawa z dnia 14 lipca 1983r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm).

Zakres działania: archiwum zakładowe zajmuje się przejmowaniem, przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Łodzi Oddziału w Sieradzu.

Podstawowe kategorie kwalifikacyjne dokumentacji:

·         materiały archiwalne oznaczane są symbolem „A” -  materiały przechowywane w archiwum zakładowym najczęściej przez okres 25 lat od chwili ich wytworzenia, a po upływie tych okresów są przekazywane na wieczyste przechowywanie do właściwego oddziału archiwum państwowego, obejmują m.in.:

-          sprawozdania z działalności Rady Miejskiej w Poddębicach,

-          protokoły z sesji Rady Miejskiej w Poddębicach,

-          sprawozdania z działalności Burmistrza Poddębic,

-          wnioski i interpelacje radnych,

-          uchwały Rady Miejskiej w Poddębicach,

-          zarządzenia Burmistrza Poddębic,

-          postanowienia Burmistrza Poddębic,

-          plany i sprawozdania,

-          rejestry skarg i wniosków

-          protokoły z kontroli przeprowadzanych w Urzędzie,

-          budżety Gminy Poddębice i jego zmiany,

-          ewidencje podmiotów gospodarczych,

-          wycinki prasowe dotyczące działalności Urzędu,

-          ewidencje inwestycji,

-          plany kont,

-          plany i programy upowszechniania kultury,

-          ewidencje (rejestry) instytucji i placówek kulturalnych,

-          kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz opracowania z ich realizacji,

-          Statuty Gminy Poddębice,

-          Regulaminy Organizacyjne Urzędu Miejskiego w Poddębicach,

-          ewidencje i nadzór nad stowarzyszeniami,

-          plany obrony cywilnej,

-          wykazy nieruchomości PFZ przeznaczonych do sprzedaży,

-          scalenia i wymiana gruntów,

-          przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste,

-          miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego,

-          nazewnictwa placów, ulic i miejscowości Gminy Poddębice,

·         dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” - ma jedynie czasowe, praktyczne znaczenie i po upływie obowiązujących okresów przechowywania podlega brakowaniu tzn. zniszczeniu lub przekazywaniu na makulaturę, obejmuje m.in.:

-          akta osobowo-płacowe pracowników Urzędu,

-          dokumentacje techniczne,

-          inwentaryzacje,

-          podatki i opłaty,

-          dochody Gminy,

-          dowody księgowe,

-          zbiórki publiczne – zezwolenia i nadzór,

-          zaświadczenia o stanie majątkowym,

-          decyzje w sprawach ewidencji ludności,

-          dokumentacje dotyczące organizowania poboru,

-          ochrony zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej

-          sprawy ogólne rolnictwa,

-          utrzymanie czystości w Gminie,

-          dokumentacje zamówień publicznych,

-          dokumentacje związane z wykonawstwem inwestycji i remontów.

Udostępnianie dokumentacji: akta udostępnia się dla celów służbowych wyłącznie pracownikom Urzędu za oraz na żądanie organów kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości, jak również dla celów naukowo-badawczych po uzyskaniu zezwolenia Burmistrza Poddębic. Wniosek o udostępnienie akt do celów naukowo-badawczych powinien zawierać temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania, dane wnioskodawcy oraz nazwę instytucji, w której lub na rzecz której pracuje, a w przypadku uczniów, studentów lub doktorantów - opinię promotora pracy.

Akta osobowo-płacowe zlikwidowanych zakładów: oprócz własnej dokumentacji w archiwum zakładowym Urzędu znajdują się akta następujących zakładów z terenu Gminy Poddębice:

·         akta osobowo – płacowe pracowników byłego Zespołu Usług Projektowych w Poddębicach oraz Ośrodka Sportu i Rekreacji w Poddębicach,

·         akta osobowe pracowników byłego Urzędu Gminy w Niewieszu.

Informacje dodatkowe dotyczące działalności archiwum zakładowego Urzędu można uzyskać pisząc na adres Urzędu Miejskiego w Poddębicach ul. Łódzka 17/21 99-200 Poddębice lub telefonicznie (0-43) 678-25-80 wew.240.