Biuletyn Informacji Publicznej - Urząd Miejski w Poddębicach

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy,
obsługa kancelaryjna Urzędu, a w szczególności:

ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
wysyłanie korespondencji i przesyłek,
udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie do Referatów lub stanowisk pracy właściwych do załatwienia sprawy,
prowadzenie rejestru kontroli przeprowadzanych w Urzędzie przez organy kontroli państwowej, administracji rządowej w ramach zadań zleconych i powierzonych oraz przez inne organy zewnętrzne,
wystawianie, na polecenie Burmistrza, delegacji służbowych,

prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz nadzór nad ich terminowym załatwianiem,
zamawianie, ewidencja, wydawanie i wycofywanie z użytku pieczęci urzędowych
i pieczątek,
prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,
prowadzenie spraw związanych z pełnieniem przez Burmistrza funkcji Zgromadzenia Wspólników w stosunku do spółek Gminy,
prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych,
kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych,
prowadzenie spraw socjalno-bytowych pracowników oraz emerytów i rencistów Urzędu,
wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych dla pracownika lub członka rodziny pracownika oraz legitymacji służbowych,
rozpatrywanie spraw organizacyjnych, szkoleniowych i osobowych pracowników,
prowadzenie archiwum zakładowego,
prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem samochodu służbowego,
współpraca w zakresie organizacji robót publicznych, prac interwencyjnych i stażów oraz innych aktywnych form wspierania zatrudnienia,
zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym w materiały biurowe i kancelaryjne,
obsługa poczty elektronicznej i współpraca w tym zakresie z innymi Referatami,
tworzenie i uzupełnianie oficjalnej strony internetowej Urzędu,
prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
obsługa sprzętu poligraficznego,
naprawa, konserwacja i rozbudowa sprzętu komputerowego i istniejącej sieci, a w szczególności:

prowadzenie ewidencji sprzętu, oprogramowania i licencji,
zakup sprzętu komputerowego, analiza i ocena jego przydatności,
utrzymanie ciągłości pracy sprzętu komputerowego i sieci, usuwanie usterek,
obsługa sieci komputerowej i internetowej,

obsługa centrali telefonicznej,
współpraca z operatorami świadczącymi usługi telekomunikacyjne,
nadzór nad naprawą i konserwacją wyposażenia Urzędu,
utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem budynku i garaży,
prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku Urzędu,
prowadzenie zbioru ewidencji obowiązujących aktów normatywnych oraz podręcznej biblioteczki prawnej,
wykonywanie zadań należących do administratora bezpieczeństwa informacji,
a w szczególności:

zabezpieczenie danych osobowych w systemie informatycznym,
prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych,
przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są dane,
podejmowanie działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń,
opracowywanie instrukcji określających sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych oraz instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych,
ustalenie odrębnych identyfikatorów i haseł dla każdego użytkownika systemu informatycznego,
opracowywanie i wdrożenie polityki bezpieczeństwa,

w zakresie obronności kraju:

organizowanie akcji doręczania kart powołania żołnierzom rezerwy (mobilizacja sił zbrojnych),
opracowywanie „Planu Reagowania Kryzysowego” w czasie pokoju i na wypadek „W”,
opracowywanie planu i organizacji Stałego Dyżuru Burmistrza,
opracowywanie planów osiągania wyższych stanów gotowości Urzędu do reagowania na zagrożenie zewnętrzne,
analizowanie zagrożeń i opracowywanie odpowiednich planów reagowania kryzysowego,
ostrzeganie w sytuacji zagrożenia,
ewakuowanie ludności,
organizowanie bezpośrednich działań ratowniczych w ramach Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego,
logistyczne zabezpieczenie pracy Zespołu Reagowania Kryzysowego,
prowadzenie ewidencji i konserwacji sprzętu obrony cywilnej,
szkolenie ludności w zakresie samoobrony,

koordynowanie przedsięwzięć odpowiednich służb w zakresie zapobiegania i prowadzenia akcji likwidacji skutków katastrof, klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska,
prowadzenie Kancelarii Tajnej Urzędu, a w szczególności:

rejestrowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych,
kontrola rejestrowania i oznaczenia dokumentów niejawnych w komórkach organizacyjnych Urzędu,
udostępnianie, wydawanie i egzekwowanie zwrotu dokumentów niejawnych,

w zakresie ochrony przeciwpożarowej:

prowadzenie ewidencji wydanych kart drogowych na pojazdy pożarnicze i motopompy,
miesięczne rozliczenie wydanych materiałów pędnych i paliw,
sporządzanie kwartalnych rozliczeń udziału strażaków Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy w akcjach ratowniczo-gaśniczych,
utrzymanie, wyszkolenie i zapewnienie gotowości bojowej jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej,
zapewnienie sprawności technicznej sprzętu i urządzeń przeciwpożarowych, środków gaśniczych i urządzeń sygnalizacyjno – alarmowych (zlecanie zakupu części zamiennych, wykonania napraw i remontów),
ubezpieczenie członków Ochotniczych Straży Pożarnych oraz sprzętu przeciwpożarowego,

ochrona przeciwpożarowa budynku Urzędu,
zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie.

Referat Organizacyjny